プライバシーポリシー

株式会社 札幌会議録センター（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます。）及び関連法令、ガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取り扱いと保護に努めることを宣言します。

名称：株式会社 札幌会議録センター
住所：〒060-0042 北海道札幌市中央区大通西10丁目 南大通ビル5F
代表者氏名：鈴木信彦（※最新の情報は会社概要ページをご参照ください。）

当社は、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得します。

• お客様からのお問い合わせ、お見積もり依頼、サービスお申し込み等に際してご提供いただく情報（氏名、会社名・団体名、所属部署、役職、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス等）
• 当社サービスの利用に関連して取得する情報（契約内容、利用履歴、請求・支払いに関する情報等）
• 当社ウェブサイトの利用に伴い自動的に取得する情報（Cookie情報、IPアドレス、アクセスログ、閲覧履歴等）
• 採用活動に関連してご提供いただく情報（履歴書、職務経歴書等）
• その他、当社の事業活動に関連して取得する個人情報

当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用し、ご本人の同意なく利用目的の範囲を超えて利用することはありません。

• 当社サービス（議事録作成、文字起こし、翻訳、字幕制作、録音等）の提供・運営・管理のため（契約締結、業務連絡、納品、請求処理等を含む）
• お客様からのお問い合わせ、ご相談、資料請求等への対応のため
• 当社サービスに関する情報提供、ご案内（メールマガジン配信、セミナー情報等を含む）のため
• 当社サービスの改善、新サービスの開発、マーケティング活動のための調査・分析のため
• 当社ウェブサイトの利用状況の把握、サービス向上のための分析のため
• 採用応募者への連絡、選考手続きのため
• 上記の利用目的に付随する業務遂行のため

当社は、お客様（委託元）から議事録作成、文字起こし、翻訳等の業務を受託するにあたり、音声データ、映像データ、文書等の形式で個人情報を含むデータをお預かりすることがあります。これらの委託された個人情報については、以下の通り厳格に取り扱います。

• 委託された個人情報は、お客様との契約（機密保持契約を含む）に基づき、受託業務を遂行する目的の範囲内でのみ利用し、当社の事業のために独自に利用することはありません。
• 委託された個人情報へのアクセス権限を業務上必要な担当者に限定し、不正アクセスや漏洩を防止するための措置を講じます。
• 委託された個人情報は、契約に定められた期間または業務完了後、お客様の指示に従い、適切かつ安全に返却、消去、または廃棄いたします。

当社は、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合（委託先に対しては、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。）
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために、組織的、人的、物理的及び技術的な観点から、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下の通りです。

• 組織的安全管理措置: 個人情報保護に関する社内規程を整備し、責任者を設置するとともに、従業員への監督、定期的な監査を実施します。アクセス権限の管理、委託先に対する適切な監督を行います。
• 人的安全管理措置: 従業員に対して個人情報保護に関する教育・研修を定期的に実施し、秘密保持に関する誓約を取得します。
• 物理的安全管理措置: 個人情報を取り扱う区域への入退室管理、機器・媒体等の盗難防止措置を実施します。
• 技術的安全管理措置: 不正アクセス対策、コンピュータウイルス対策、情報システムの監視など、情報セキュリティ対策を実施します。

当社は、ご本人又はその代理人から、当社の保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）のご請求があった場合、個人情報保護法の定めに従い、遅滞なく対応いたします。開示等のご請求手続きの詳細（必要書類、手数料等）については、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

当社ウェブサイトでは、お客様の利便性の向上やサイト利用状況の分析のため、Cookie及び類似技術を利用することがあります。Cookieにより個人を特定する情報を取得することはありません。お客様はブラウザの設定によりCookie機能を無効化できますが、一部サービスが利用できなくなる場合があります。 また、当サイトではGoogle Analyticsを利用しています。データ収集・処理の仕組みについては、Google社のポリシーをご確認ください。 （※必要に応じてGoogle Analytics以外のツールについても記載）

当社は、法令の改正や事業運営上の必要性等に応じて、本ポリシーの内容を改定することがあります。改定した場合は、当社ウェブサイト上にてお知らせいたします。お客様におかれましては、当社ウェブサイトにて最新の内容をご確認いただきますようお願いいたします。

当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、苦情、ご相談、開示等の請求につきましては、以下の窓口までご連絡ください。

• 株式会社 札幌会議録センター 個人情報お問い合わせ窓口
• 住所：〒060-0042 北海道札幌市中央区大通西10丁目 南大通ビル5F
• 電話番号：011-221-6320
• 受付時間：平日 午前９時～午後６時

• 制定：2025年6月1日
• 最終改定：2025年6月1日